Mục lục bài viết7 mục
- 1.Vì sao quy trình link building của agency hay vỡ khi tăng số khách
- 2.Khối hồ sơ khách hàng, nền của mọi hoạt động link building
- 3.Khối tìm ứng viên link building theo nguồn cố định
- 4.Khối chấm ứng viên link building tại một điểm kiểm soát
- 5.Khối liên hệ theo kịch bản và nhịp theo dõi cố định
- 6.Khối theo dõi kết quả và rà chất lượng định kỳ
- 7.Lỗi thường gặp khi chuẩn hóa link building cho nhiều khách
Làm link building cho một khách hàng là công việc thủ công. Làm link building cho tám khách hàng cùng lúc mà vẫn giữ chất lượng là bài toán vận hành. Bài này mô tả một quy trình chia thành năm khối tách rời, kèm mẫu điền sẵn và cách phân công để người mới vào cũng chạy được sau vài ngày.
Vì sao quy trình link building của agency hay vỡ khi tăng số khách
Nguyên nhân không nằm ở khối lượng công việc mà ở chỗ mọi bước đều phụ thuộc vào phán đoán của một người. Người đó nghỉ, cả dây chuyền dừng. Người đó bận, chất lượng tụt mà không ai biết vì không có tiêu chuẩn ghi thành văn.
Nguyên nhân thứ hai là trộn lẫn hai loại công việc rất khác nhau. Việc tìm và chấm ứng viên là công việc phán đoán. Việc gửi thư liên hệ và theo dõi phản hồi là công việc lặp. Khi hai loại này nằm trong đầu cùng một người, phần lặp luôn lấn át phần phán đoán, và chất lượng chỗ đặt liên kết giảm dần mà không ai chủ ý.
Một quy trình link building chạy được ở quy mô nhiều khách hàng phải tách hai loại việc đó ra, chuẩn hóa phần lặp, và giữ phần phán đoán ở đúng một điểm kiểm soát có tiêu chí ghi rõ. Năm khối dưới đây được thiết kế theo đúng nguyên tắc đó.
Khối hồ sơ khách hàng, nền của mọi hoạt động link building
Đây là khối duy nhất không lặp lại, và cũng là khối quyết định chất lượng của mọi khối sau. Mỗi khách hàng có một hồ sơ gồm sáu mục, viết trong một tài liệu duy nhất.
Mục một là chuyên môn thật của khách hàng, tức những chủ đề họ nói được sâu hơn người ngoài ngành. Mục hai là danh sách người ra quyết định mua hàng và nơi họ đọc. Mục ba là các tài sản có thể dùng để đổi lấy sự chú ý, gồm dữ liệu nội bộ, công cụ miễn phí, kinh nghiệm triển khai thực tế. Mục bốn là danh sách chủ đề không được nhắc tới vì lý do pháp lý hoặc cạnh tranh. Mục năm là ngưỡng chấm ứng viên áp riêng cho ngành này. Mục sáu là người phê duyệt cuối cùng phía khách hàng và thời gian phản hồi cam kết.
Mục sáu nghe như thủ tục nhưng thực tế là nguyên nhân gây trễ nhiều nhất trong hoạt động link building của agency. Không chốt trước ai duyệt và duyệt trong bao lâu thì mọi ước lượng tiến độ đều vô nghĩa.
Khối tìm ứng viên link building theo nguồn cố định
Phần này chuẩn hóa được hoàn toàn, và nên giao cho người mới vào nghề. Đầu vào là hồ sơ khách hàng, đầu ra là danh sách ứng viên thô kèm thông tin liên hệ.
Bốn nguồn cố định dùng cho mọi khách hàng. Nguồn một là các trang đã dẫn tới đối thủ trực tiếp, lấy từ công cụ phân tích liên kết. Nguồn hai là các ấn phẩm chuyên ngành, tìm bằng cách tra các cụm mô tả nghề nghiệp cộng với từ chỉ ấn phẩm. Nguồn ba là các bài tổng hợp và danh sách công cụ trong ngành, nơi khách hàng có thể được bổ sung. Nguồn bốn là các trang đang dẫn tới một tài nguyên đã hỏng trong ngành, cơ hội để đề xuất thay thế.
Quy tắc quan trọng của khối này là không chấm điểm. Người tìm chỉ thu thập và điền vào mẫu. Việc trộn tìm với chấm khiến người tìm tự loại bỏ ứng viên theo cảm tính và làm mất luôn dấu vết để rà lại.
Mẫu điền sẵn cho một dòng trong danh sách ứng viên gồm: tên miền, URL bài liên quan nhất, tên người liên hệ, địa chỉ liên hệ, nguồn phát hiện, ngày thêm vào danh sách.
Khối chấm ứng viên link building tại một điểm kiểm soát
Đây là điểm phán đoán duy nhất trong cả quy trình link building, và nên do một người có kinh nghiệm phụ trách cho tất cả khách hàng, thay vì mỗi khách một người chấm theo chuẩn riêng.
Tiêu chí chấm chia hai tầng. Tầng loại trừ gồm bốn câu hỏi trả lời có hoặc không: trang có đăng nội dung nhiều ngành không liên quan nhau không, có công khai bảng giá đặt bài không, có tần suất xuất bản bất thường so với quy mô đội ngũ không, và bài viết có đọc như do người viết cho người đọc không. Trượt bất kỳ câu nào là loại.
Tầng xếp ưu tiên gồm ba câu hỏi cho điểm: mức độ liên quan tới ngành của khách hàng, dấu hiệu có độc giả thật, và khả năng bài được duyệt dựa trên lịch sử nhận bài ngoài của trang đó.
Đầu ra của khối này là danh sách đã xếp ưu tiên, mỗi dòng có thêm hai cột: kết luận chọn hoặc loại, và lý do một dòng. Cột lý do bắt buộc phải điền, vì nó là thứ duy nhất cho phép rà lại chất lượng chấm sau vài tháng.
Khối liên hệ theo kịch bản và nhịp theo dõi cố định
Khối này lặp hoàn toàn nên phải có kịch bản viết sẵn và nhịp theo dõi cố định. Không để người phụ trách tự quyết định khi nào gửi lại, vì đó là chỗ mà quy trình link building trôi đi nhanh nhất.
Nhịp chuẩn gồm ba lần chạm. Lần một là thư giới thiệu nêu rõ đề xuất cụ thể chứ không hỏi chung chung. Lần hai gửi sau năm ngày làm việc nếu chưa phản hồi, thêm một góc đề xuất khác. Lần ba gửi sau bảy ngày làm việc nữa, ngắn gọn, và đây là lần cuối. Sau lần ba, đánh dấu ứng viên là không phản hồi và chuyển sang chu kỳ sáu tháng sau.
Mẫu thư lần một điền sẵn, dùng được ngay cho một khách hàng ngành phần mềm quản lý kho:
Chào chị Lan, tôi đọc bài của chị về kiểm kê kho theo chu kỳ và thấy phần về sai lệch tồn kho chưa nhắc tới trường hợp kho nhiều tầng. Bên tôi làm phần mềm quản lý kho, có dữ liệu tổng hợp từ khoảng 200 kho đang vận hành, trong đó nhóm kho nhiều tầng có kiểu sai lệch khác hẳn. Tôi có thể viết một bài khoảng 1200 từ về riêng phần này, kèm số liệu tổng hợp và ba cách xử lý. Nếu chị quan tâm, tôi gửi dàn ý trước để chị xem có hợp với độc giả của chị không.
Ba đặc điểm khiến mẫu này hoạt động: nhắc đúng một chi tiết trong bài của người nhận, nêu tài sản cụ thể mình có, và đề nghị bước tiếp theo nhỏ thay vì xin đăng bài luôn.
Khối theo dõi kết quả và rà chất lượng định kỳ
Đầu ra cuối cùng của quy trình link building không phải là số liên kết mà là ba con số theo từng khách hàng: số liên kết đạt chuẩn, tỷ lệ phản hồi trên số thư gửi đi, và tỷ lệ được duyệt trên số phản hồi. Hai tỷ lệ sau là thứ cho biết dây chuyền đang hỏng ở đâu.
Tỷ lệ phản hồi thấp nghĩa là khâu tìm ứng viên hoặc khâu liên hệ có vấn đề, tức chọn sai người nhận hoặc thư viết chưa đủ cụ thể. Tỷ lệ được duyệt thấp trong khi phản hồi tốt nghĩa là khâu đề xuất chủ đề chưa khớp với độc giả của trang đích, và cần quay lại hồ sơ khách hàng ở khối đầu tiên.
Việc rà chất lượng nên làm mỗi quý, bằng cách lấy ngẫu nhiên mười liên kết đã đạt được và chấm lại bằng đúng tiêu chí ở khối chấm. Nếu có liên kết nào giờ đây bị loại theo tiêu chí, nghĩa là điểm kiểm soát đang trôi và cần thống nhất lại.
Một quy trình link building vận hành tốt còn cần một thứ nữa: tài liệu ghi lại quyết định. Mỗi lần bạn nới hay siết một tiêu chí, ghi ngày và lý do. Sau một năm, tài liệu này là thứ giúp người mới hiểu vì sao agency làm theo cách hiện tại thay vì phải học lại bằng cách mắc lỗi.
Lỗi thường gặp khi chuẩn hóa link building cho nhiều khách
Lỗi thứ nhất là dùng chung một danh sách ứng viên cho nhiều khách hàng khác ngành. Việc này tiết kiệm thời gian trước mắt nhưng tạo ra đúng dấu vết của một mạng lưới đặt bài, và làm giảm giá trị của mọi liên kết trong danh sách.
Lỗi thứ hai là đặt chỉ tiêu số liên kết theo tháng cho từng nhân sự link building. Chỉ tiêu số lượng luôn kéo chất lượng xuống vì người thực hiện sẽ tự nới tiêu chí ở tầng loại trừ. Đặt chỉ tiêu ở số thư gửi đi và số ứng viên chấm được thì an toàn hơn, vì đó là phần họ kiểm soát được.
Lỗi thứ ba là không ghi lý do loại. Sáu tháng sau, không ai nhớ vì sao một trang từng bị loại, và cả đội lặp lại đúng công việc đánh giá đó lần nữa.
=== FAQ === Q: Một người chấm cho tất cả khách hàng thì có bị quá tải không? A: Việc chấm nhanh hơn nhiều so với việc tìm vì phần lớn ứng viên bị loại ở tầng loại trừ trong khoảng một phút, và giữ một điểm kiểm soát duy nhất vẫn rẻ hơn chi phí sửa hậu quả của tiêu chuẩn không đồng nhất. Q: Có nên dùng công cụ tự động gửi thư hàng loạt không? A: Dùng được để quản lý nhịp theo dõi và tránh quên, nhưng phần nội dung thư phải viết riêng cho từng người nhận vì đó chính là yếu tố quyết định tỷ lệ phản hồi. Q: Bao lâu thì một khách hàng mới bắt đầu có liên kết đầu tiên? A: Thường mất vài tuần kể từ khi hồ sơ khách hàng hoàn tất, và phần lớn thời gian nằm ở chu kỳ ba lần chạm chứ không ở khâu tìm ứng viên.
Tách năm khối rõ ràng giúp bạn tăng số khách hàng mà không phải tăng số người có kinh nghiệm cần thuê, vì chỉ một khối cần phán đoán còn bốn khối kia chuẩn hóa được. Nên bắt đầu bằng việc viết hồ sơ khách hàng cho một khách đang chạy, vì thiếu tài liệu đó thì mọi khối phía sau của quy trình link building đều đang chạy bằng trí nhớ của một người.
